RGPD : les points à valider pour une rentrée en toute sérénité !

RGPD : 5 points à valider pour une rentrée en toute sérénité !

La rentrée est souvent synonyme de redémarrage, d’organisation, de relances… et parfois de contrôles.

Dans ce contexte, la conformité au RGPD ne peut pas être une tâche secondaire. D’autant plus que la DGCCRF a intensifié ses contrôles ces dernières années, en particulier dans les secteurs à l’origine des signalements des consommateurs : comme l’immobilier, classé 2ème.

Cet article vous propose une checklist claire et actionnable pour valider votre conformité avant septembre et repartir sur de bonnes bases.

RGPD : les points à valider à la rentrée !

Pourquoi s’occuper du RGPD à la rentrée ?

1. Les organes de contrôle intensifient leur action

La Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL) et la DGCCRF organisent plus de contrôles dès septembre.

Dans son dernier rapport d’activité, la DGCCRF pointe du doigt le secteur immobilier comme étant le 2ème à l’origine du plus de signalements de la part des consommateurs.

2. Une exigence croissante de preuve

Être « RGPD compliant » ne se limite pas à avoir une politique en interne. Il faut pouvoir prouver à tout moment que les traitements sont documentés, que les droits des personnes sont respectés, et que les données sont protégées.

C’est le principe de responsabilisation (ou accountability), pilier central du RGPD (articles 5 et 24). La rentrée est le bon moment de tout mettre en ordre pour garantir une protection à long-terme de l’entreprise.

✅ 1. Vos livrables RGPD : socle de votre conformité

Obligation légale (article 30 RGPD), le registre des traitements est votre première ligne de défense en cas de contrôle. Il doit recenser de manière claire :

  • Les finalités de vos traitements (gestion des clients, gestion des locataires, prospection…)
  • Les catégories de données collectées (identité, coordonnées, pièces justificatives…)
  • Les destinataires (logiciels métiers, sous-traitants…)
  • La durée de conservation des données
  • Les mesures de sécurité appliquées

Ce livrable est à destination exclusive des organes de contrôle, et joue le rôle de la carte d’identité de l’entreprise en matière de protection des données.

En complément, la politique de confidentialité des données est un livrable à constituer à destination de vos prospects et de vos clients. Cette politique permet :

  • D’assurer votre obligation d’information et de transparence (article 12 du RGPD)
  • A vos prospects et à vos clients d’exercer leurs droits simplement

Ces 2 documents sont à mettre à jour régulièrement (à minima 1x/an) pour assurer votre conformité.

Bonnes pratiques :

  • Un traitement = une page claire dans le registre des traitements
  • Prévoyez un encart dédié aux droits dans votre politique de confidentialité
  • Vos salariés et/ou agents commerciaux affectent le contenu de ces livrables, pensez-y !
  • Vérifiez la mise à jour au moins 1x/an, idéalement à chaque rentrée

💡 Déclarations Juridiques constitue pour vous tous vos livrables RGPD, et assure leur mise à jour en continu. C’est moins de stress et de temps à passer de votre côté pour plus de sérénité toute l’année.

✅ 2. Sécurisez votre cadre contractuel : mentions obligatoires et supports à jour

En matière de RGPD, le fondement juridique du traitement des données personnelles doit être clair, explicite, et transparent pour les personnes concernées (clients, prospects…).

Cela passe par la mise à jour des mentions d’information, à insérer dans tous vos supports.

Où insérer les mentions RGPD ?

Selon les articles 13 et 14 du RGPD, vous devez informer les personnes concernées au moment de la collecte des données (directe ou indirecte). Cela s’applique notamment à :

  • Mandats de vente / de gestion
  • Formulaires papier ou numériques (inscription à une visite, estimation, formulaire de contact…)
  • Contrats locatifs
  • Emails de prospection
  • Fiches de renseignement pour les locataires
  • Pages de votre site web

Que doit contenir une bonne mention d’information RGPD ?

Votre clause ou encart RGPD doit comporter les éléments suivants :

  1. Identité du responsable du traitement
    Ex : Votre agence, représentée par son gérant
  2. Finalités du traitement
    Ex : gestion du mandat, suivi client, prospection commerciale
  3. Base légale du traitement
    Ex : contrat, obligation légale, intérêt légitime ou consentement
  4. Destinataires des données
    Ex : votre logiciel métier, votre service commercial, vos sous-traitants
  5. Durée de conservation
    Ex : les données sont conservées pendant 3 ans après le dernier contact
  6. Droits des personnes concernées
    Droit d’accès, de rectification, d’effacement, etc., avec l’adresse pour les exercer
  7. Droit d’introduire une réclamation auprès de la CNIL

Exemple de mention type (à adapter selon le contexte) :

« Les informations recueillies sont nécessaires pour la gestion de votre demande et sont traitées par [Nom de l’agence], responsable de traitement, sur la base de [base légale]. Elles sont destinées à [destinataires]. Conformément au RGPD, vous pouvez exercer vos droits à l’adresse suivante : donnees@nomdelagence.fr. »

Bonnes pratiques à la rentrée

Plusieurs autres mentions sont exigées, au-delà de celle concernant la collecte des données. Points à vérifier avant la rentrée :

  • Audit de vos supports (contrats, mails types, formulaires) pour y insérer ou mettre à jour les mentions
  • Version numérique et version papier à jour (PDF ou pré-imprimés)
  • Formation rapide de vos équipes pour qu’elles sachent présenter la clause en toute transparence (une meilleure transparence = une meilleure image de votre entreprise)

💡 Déclarations Juridiques vous remet toutes les mentions d’information à insérer dans vos différents supports, rédigées par notre cabinet d’avocats partenaire.

✅ 3. Vérifiez vos sous-traitants : un maillon essentiel de votre conformité

Dans la chaîne de traitement des données personnelles, vos prestataires informatiques ou techniques jouent un rôle central. Dès qu’un tiers traite des données pour votre compte, il est considéré comme sous-traitant au sens du RGPD (article 4.8).

Cela inclut notamment :

  • Vos agents commerciaux
  • Votre prestataire d’envoi de courriers/emailing
  • Votre prestataire en charge des archives
  • Vos prestataires administratifs (call center, télésecrétariat)

Ce que dit la loi

L’article 28 du RGPD impose un encadrement contractuel entre le responsable de traitement (vous) et chaque sous-traitant. Ce contrat doit préciser :

  • La nature des traitements confiés
  • Les obligations du sous-traitant en matière de confidentialité et de sécurité
  • L’interdiction de sous-traiter sans votre accord écrit
  • Les modalités d’aide pour gérer les demandes de droits (accès, opposition, etc.)

Bonnes pratiques à la rentrée

  • Recensez tous vos sous-traitants dans votre registre des traitements
  • Demandez systématiquement un contrat ou une annexe RGPD
  • Privilégiez les prestataires localisés dans l’Union Européenne
  • Si un prestataire est situé en dehors de l’UE, vérifiez l’existence de clauses contractuelles types (CCT) ou d’une décision d’adéquation de la Commission européenne

Ce que vous risquez

La CNIL peut vous sanctionner si vos sous-traitants ne sont pas suffisamment encadrés juridiquement ou techniquement. Vous restez pleinement responsable de leurs manquements aux yeux de la loi.

💡 Déclarations Juridiques vous fournit le contrat de sous-traitance à faire signer à chaque entreprise pour garantir votre sécurité juridique complète.

✅ 4. Sécurisez vos données face aux incidents : fuites, hackings, erreurs humaines

Les cyberattaques sont en constante augmentation, et les données à caractère sensible – notamment les pièces justificatives de revenus, identités, coordonnées bancaires… sont recherchées.

Conformément à l’article 32 du RGPD, vous devez garantir la sécurité des données et prendre toutes les mesures nécessaires pour limiter les risques d’incident.

Mesures de sécurité à mettre en place

  • Mots de passe robustes et double authentification (2FA) sur tous vos outils
  • Cryptage des données sensibles (documents locataires, données financières…)
  • Sauvegardes régulières et externalisées
  • Restriction des accès aux seules personnes habilitées
  • Politique claire en cas de départ d’un collaborateur : désactivation des accès immédiate

En cas d’incident : que faire ?

Si vous êtes victime d’une violation de données (fuite, piratage, envoi à un mauvais destinataire…), vous devez :

  1. Évaluer la gravité de l’incident
  2. Le documenter dans un registre interne obligatoire
  3. Le notifier à la CNIL sous 72 heures si l’incident présente un risque pour les personnes concernées
  4. Informer les personnes concernées si le risque est jugé élevé

Bonnes pratiques à la rentrée

  • Mettre à jour vos systèmes : mots de passe, accès, antivirus, mises à jour
  • Former votre équipe sur les bons réflexes face à une suspicion de piratage
  • Centraliser les remontées d’incidents dans votre registre des violations de données

💡 Déclarations Juridiques vous accompagne dès qu’un incident survient, et vous aide à mettre en place les bonnes actions, proportionnées, dans les délais légaux.

✅ 5. Respectez les droits des personnes : transparence et réactivité

Les personnes dont vous traitez les données disposent de droits que vous devez respecter scrupuleusement. Ces droits sont garantis par les articles 12 à 22 du RGPD, et concernent clients, prospects, locataires, propriétaires, visiteurs du site…

Les principaux droits à respecter :

  • Droit d’accès : connaître les données détenues et leur usage
  • Droit de rectification : faire corriger une erreur
  • Droit à l’effacement : demander la suppression des données
  • Droit d’opposition : refuser le traitement, notamment à des fins commerciales
  • Droit à la portabilité : récupérer ses données dans un format lisible
  • Droit à la limitation : geler temporairement l’usage des données

Délai à respecter

Vous avez 1 mois maximum pour répondre à une demande. Et vous devez pouvoir prouver que vous avez répondu, même en cas de refus (justifié). Le registre des demandes de droit est un document obligatoire qui vient prouver cette démarche.

Bonnes pratiques à la rentrée

  • Créer une adresse email dédiée (ex. : rgpd@votreagence.fr ou donnees@…)
  • Mettre en place un modèle de réponse type pour gagner en réactivité
  • Tenir un registre des demandes reçues et traitées

💡 Déclarations Juridiques vous accompagne dès qu’une demande de droit survient, et vous aide à y répondre de manière adéquate dans le délai légal.

En résumé : les erreurs à ne pas commettre

Erreur fréquenteRisqueSolution avec Déclarations Juridiques
Pas de livrables RGPDContrôle DGCCRF ou CNILLivrables constitués pour vous, mis à jour en continu
Pas de clause RGPD dans vos différents supportsManque de preuve de conformitéClauses fournies, rédigées par notre cabinet d’avocats partenaire
Aucun sous-traitant vérifiéNon conformité de la chaîne de production Contrat de sous-traitance fourni, analyse des risques
Aucune gestion des incidents et des droitsManquement au principe de transparence et sécuritéAccompagnement dédié à chaque évènement

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