RGPD et salariés : protégez-vous des agissements d’autrui !

Le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) impose des obligations strictes à toutes les entreprises qui manipulent des données personnelles.

Si les dirigeants sont les premiers responsables en cas de non-conformité, c’est bien souvent un salarié – par négligence ou ignorance – qui est à l’origine de l’incident.

Alors, comment se prémunir juridiquement et opérationnellement des erreurs ou fautes de ses collaborateurs ? Explications.

1. Le dirigeant reste responsable… même des erreurs des autres

Le RGPD, entré en application le 25 mai 2018, impose aux entreprises de garantir un traitement licite, loyal et transparent des données personnelles. En pratique, cela signifie mettre en œuvre des procédures internes, sécuriser les outils, et surtout former les équipes.

Car en cas de violation de données (perte, vol, fuite…), c’est le responsable du traitement – le représentant légal de l’entreprise – qui engage sa responsabilité. Même si la faute provient d’un collaborateur distrait ou mal formé.

📌 Exemple : un salarié envoie par erreur un dossier locataire à la mauvaise adresse mail. Le dossier locataire comprend toutes les pièces nécessaires pour réaliser une usurpation d’identité. L’entreprise peut alors être sanctionnée, même si l’erreur était humaine.

2. Des collaborateurs formés et encadrés : un impératif

La première mesure de prévention, c’est la sensibilisation et la formation continue des équipes.

Tous les salariés qui accèdent à des données personnelles doivent comprendre les grands principes du RGPD : minimisation des données, durée de conservation, droits des personnes, sécurité…

Voici quelques bonnes pratiques à mettre en œuvre :

• Organiser des sessions de formation RGPD dès l’arrivée du collaborateur et les renouveler chaque année ;
• Faire signer un engagement de confidentialité, en complément du contrat de travail, rappelant les obligations en matière de confidentialité et de sécurité ;
• Mettre à disposition une charte informatique claire, accessible et signée par chaque employé ;

✅ Avec Déclarations Juridiques, vos salariés sont formés dès leur arrivée, vous récupérez un engagement de confidentialité à leur faire signer, et la charte est constituée pour vous.

3. Encadrer les outils et les accès : limiter les risques

Le RGPD impose le principe de « Privacy by design » : la protection des données doit être intégrée dès la conception des outils et des process. Cela implique de restreindre les accès aux données au strict nécessaire.

Autrement dit, chaque salarié ne doit avoir accès qu’aux données dont il a strictement besoin pour travailler au quotidien.

Quelques recommandations concrètes :

• Définir des droits d’accès différenciés selon les fonctions (ex. : un négociateur n’a pas besoin d’accéder à la base des candidats locataires) ;
• Valider que l’outil utilisé propose un suivi des connexions et des actions sensibles ;
• Désactiver immédiatement les accès des salariés sortants ;
• Utiliser des outils de gestion conformes (logiciels sécurisés, stockage chiffré, double authentification, etc.).

✅ Avec Déclarations Juridiques, vos processus internes sont analysées par votre chargé de conformité dédié, qui vous accompagne dans la mise en place des bonnes pratiques.

4. Réagir vite en cas d’incident

Même avec toutes les précautions du monde, un incident peut survenir. La clé est alors de documenter les faits et de réagir dans les délais légaux :

• En cas de violation de données personnelles, le RGPD vous impose de réagir dans les 72 heures ;
• Selon la gravité, vous pourriez devoir notifier la CNIL ;
• Les personnes concernées peuvent également devoir être prévenues si le risque est élevé ;
• Une analyse post-incident permet d’identifier la cause (humaine, technique, organisationnelle) et de corriger les failles.

C’est aussi dans ces moments critiques qu’un outil comme celui proposé par Déclarations Juridiques prend tout son sens : vous êtes accompagnés en cas d’incident par votre chargé de conformité, pour traiter efficacement le risque, dans le délai imparti.

5. Se couvrir juridiquement… mais aussi opérationnellement

Enfin, si le dirigeant reste responsable in fine, il peut (et doit) se prémunir juridiquement :

• Par des clauses de responsabilité dans les contrats de travail ou de sous-traitance ;
• Par la tenue d’un registre de traitement à jour, prouvant les efforts de conformité ;
• Par l’audit régulier des pratiques internes.

Mais attention : en cas de contrôle de la CNIL, seule une politique cohérente et documentée, impliquant toutes les strates de l’entreprise, pourra attester de votre diligence.

💡 Bon à savoir : Déclarations Juridiques assure votre conformité totale en seulement 2H/an de votre côté, grâce à son parcours en 5 simples claires et structurées.

---

En résumé

Erreur fréquente	Risque	Solution
Ne pas former ses salariés	Erreur humaine, nuisance volontaire… aucune preuve de la sensibilisation préalable	Mooc de formation Déclarations Juridiques dès l’arrivée du salarié + mise à jour annuelle
Ne pas encadrer les contrats de travail	Aucun clause de protection de l’entreprise en cas de litige	Engagement de confidentialité Déclarations Juridiques à faire signer à chaque collaborateur

Le RGPD n’est pas qu’une affaire de juristes ou d’informaticiens. Chaque salarié, chaque collaborateur, chaque sous-traitant peut faire ou défaire votre conformité. Il est donc essentiel de former, encadrer, équiper et auditer régulièrement vos équipes pour réduire les risques et prouver votre sérieux.

Dirigeants, ne laissez pas les erreurs d’autrui mettre en péril votre entreprise : faites de la conformité un réflexe collectif.

👉 Vous souhaitez structurer votre conformité RGPD simplement et efficacement ?

Nous vous proposons de faire le diagnostic gratuit de votre conformité RGPD, en 20 minutes avec l’un de nos experts RGPD. Ce que vous obtenez :

• Évaluation personnalisée de votre conformité
• Démonstration de notre plateforme RGPD 100% immobilier
• Des recommandations concrètes et applicables

📆 Réservez votre créneau dès maintenant → [Réserver mon créneau]