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RGPD : Que faire pour protéger ses dossiers locataires ?
La gestion des dossiers de candidats locataires est l’une des étapes les plus sensibles du processus de location/gestion locative.
Vous êtes amenés à collecter des documents d’identité, des bulletins de salaire, des avis d’imposition, des relevés de compte, parfois des documents relatifs à un garant.
Ce que l’on sait moins, c’est que ces dossiers constituent également une cible privilégiée pour les fraudeurs. L’usurpation d’identité dans le cadre de la location immobilière est en forte progression en France. Selon les données de la direction générale de la concurrence, de la consommation et de la répression des fraudes (DGCCRF), l’immobilier reste l’un des secteurs les plus exposés aux signalements de consommateurs liés à la protection des données.
Pour le professionnel de l’immobilier, les enjeux sont doubles : protéger les candidats locataires contre la fraude, et se protéger lui-même contre une mise en cause de sa responsabilité en cas de violation de données.
Comment agir concrètement ?
1. Ne plus collecter de pièces par email ou WhatsApp
Ces canaux sont pratiques, mais ni sécurisés, ni traçables. Vous perdez tout contrôle sur les données envoyées et transmises, et exposez votre cabinet à un risque réel.
2. Utiliser une plateforme sécurisée dédiée
Préférez des outils conçus pour la gestion de dossiers locataires, comme Dossier Facile (la plateforme de dossier locatif mise en place par l’État).
Ce service public gratuit vous permet :
- de collecter les pièces via un lien sécurisé,
- d’automatiser la vérification de leur conformité,
- et de partager un lien temporaire au propriétaire, sans risquer une usurpation d’identité, grâce à un filigrane protecteur et personnalisé
Cette solution, très simple à utiliser, assure un niveau de sécurité conforme aux attentes réglementaires.
3. Assurer votre conformité RGPD
La protection des données n’est complète que lorsque la structure est capable de prouver, au-delà des mesures numériques et physiques en place, sa conformité avec le RGPD.
Le RGPD est en effet le texte légal de référence en matière de protection des données, et c’est son article 32 qui impose une obligation de sécurité.
Pour être conforme avec le RGPD, vous devez :
- Constituer vos livrables RGPD : registres + politique de confidentialité
- Former vos équipes aux principes de sécurité des données
- Assurer la conformité de vos agents commerciaux
- Mettre en place une procédure pour gérer les incidents
- Assurer la gestion des demandes de droits
Déclarations Juridiques est la solution leader pour la conformité RGPD des professionnels de l’immobilier. Partenaire de la FNAIM, de l’UNIS et du SNPI, elle permet d’être conforme rapidement et simplement.
En résumé
| Erreur fréquente | Risque | Solution |
|---|---|---|
| Collecter les dossiers locataires par email | Piratage informatique | Mise en place de Dossier Facile |
| Conformité RGPD non complète | Sanction DGCCRF ou CNIL suite à un incident locatif, ou lors d’un contrôle | Conformité totale grâce à Déclarations Juridiques |
✔️ La conformité RGPD est l’étape préalable, requise en toute circonstance : lors d’un contrôle inopiné ou lors d’un litige avec un locataire ou candidat locataire !
Vous avez besoin de savoir si votre cabinet est déjà conforme au RGPD ? Prenez rendez-vous en visioconférence avec l’un de nos conseillers pour faire votre diagnostic gratuit.
